個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」といいます。）では、保有個人情報を含む情報の集合物であって次に掲げるものを個人情報ファイルと定めています。

1　一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの（電子計算機処理に係る個人情報ファイル）

2　上記1に掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの（マニュアル（手作業）処理に係る個人情報ファイル）